En tant qu’organisme non gouvernemental à but non lucratif dont les activités principales ne sont pas commerciales, l’Association des professionnels de l’information du secteur public (DPI) n’est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, il a élaboré la politique suivante pour bien montrer le sérieux de son engagement envers la protection des renseignements personnels de ses affiliés, de ses employés, de ses partenaires et des autres intervenants.
Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, sur des personnes identifiables (adresses (incluant courriel) et numéros de téléphone personnels, statut d’affiliation, cote de sécurité, profil linguistique, allergies alimentaires, handicaps, informations financières (numéros de cartes de crédit, institutions financières et numéros de comptes, déductions à la source), résumés de conversations confidentielles, etc.). Ils ne comprennent pas le nom, l’adresse commerciale ou les numéros de téléphone d’affaires d’un individu en tant qu’employé d’une organisation.
Le directeur de services aux affiliés et de soutien est responsable du respect de cette politique pour tout renseignement recueilli, utilisé et divulgué en relation avec les affiliations, les activités et les inventaires, ainsi que les services offerts exclusivement aux membres. D’autres membres du conseil d’administration peuvent assumer la responsabilité de la protection de certains renseignements pendant leur mandat au DPI, après quoi, cette responsabilité revient au directeur de services aux affiliés et de soutien. D’autres personnes, comme les représentants ministériels, ou le secrétariat de l’Association, peuvent aussi être responsables, à l’occasion, de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de certains renseignements personnels.
Le DPI tient à fournir à ses affiliés des occasions de perfectionnement professionnel de qualité, d’excellentes activités de réseautage, des renseignements pertinents et un large éventail de services exclusifs. Dans l’accomplissement de son mandat, l’Association collecte, utilise et, en de rares occasions, divulgue des renseignements personnels pour tenir à jour la liste de ses affiliés afin de leur fournir des services, de percevoir les frais et les droits d’affiliation, et de leur donner accès à des réductions pour certains services et activités.
Le DPI ne vend jamais ses listes d’affiliation à qui que ce soit.
Au moment de leur affiliation et inscription au DPI, les affiliés fournissent des renseignements personnels dont l’Association se sert exclusivement aux fins décrites à la section 3.
Quand le DPI organise une activité, elle recueille des renseignements personnels sur les personnes qui y participent et s’en sert uniquement pour la tenue de cette activité (comme la SPP). Si nécessaire, il partage ces renseignements avec ses organisations partenaires.
Quiconque peut toujours retirer son consentement en communiquant avec la personne responsable de cette politique qui verra à ce que le DPI cesse d’utiliser ou de divulguer ces renseignements personnels.
Le DPI collecte, utilise ou divulgue uniquement les renseignements personnels dont il a besoin aux fins décrites à la section 3.
Le DPI conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 3.
Le DPI attache une grande importance à la protection des renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation non intentionnelle ou le vol. Cette protection est assurée par des pare-feux informatiques, des mots de passe pour protéger les bases de données et des classeurs verrouillés. L’accès est limité aux personnes mentionnées à la section 2.
En communiquant avec le DPI à l’adresse suivante :
Association des professionnels de l’information du secteur public (DPI)
2647 Alta Vista Drive, Box 424
Ottawa, ON K1V 7T5
Canada
Tél. : 613-737-4374 (7-DPI-DPI)
Télec. : 613-737-4374
info@dpi-canada.com