Souhaiteriez-vous travailler à temps plein pour DPI?
Parce que DPI est un organisme dirigé principalement par des bénévoles, son potentiel et sa capacité à assumer de nouveaux défis s’en retrouvent quelque peu compromis. On demande régulièrement à DPI de nouer des partenariats avec d’autres organisations. Par exemple, DPI a tissé une relation plus étroite avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et le Bureau du Dirigeant principal de l’information (BDPI) pour comporter une prestation conjointe d’occasions d’apprentissage ciblées pour la communauté.
En tant qu’organisme bénévole à but non lucratif, il s’avère maintenant nécessaire pour DPI d’ajouter une personne de soutien pour mener des projets prioritaires qui favoriseront son avancement. Plus précisément, DPI cherche à élargir la structure de son soutien actuel avec l’ajout d’un poste à temps plein pour faire progresser la logistique et les occasions liées aux événements avec le SCT et le BDPI, de même qu’avec d’autres partenariats éventuels, pour assurer une bonne prestation, et par la suite évoluer vers des occasions plus simplifiées et numériques pour la suite des offres de DPI.
La personne embauchée sera responsable d’évaluer, de tester, d’améliorer et de faire évoluer tous les aspects du partenariat et des événements connexes afin de trouver et de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour un engagement dynamique du Numérique d’abord pour les participants aux événements et les parties prenantes (en ce qui a trait à l’inscription en ligne et au système de gestion des laissez-passer, notamment).
Facteurs d’expérience
Une expertise en gestion de projet et en coordination, de même que l’habileté de transformer une idée germée pour la faire fructifier et la mettre en œuvre. La capacité d’accomplir simultanément plusieurs petites et moyennes initiatives d’un bout à l’autre d’un programme; une maîtrise technique et un sens des affaires pour fournir ou expliquer la documentation des portfolios des clients, y compris les artéfacts, les plans, les exigences et les spécifications, au besoin. D’excellentes compétences en communication interpersonnelle et la capacité d’intégrer des informations et de les réacheminer. D’excellentes compétences pour mobiliser les clients et de l’expérience de travail dans un environnement d’équipe matricielle. Valoriser le souci du détail et faire preuve de flexibilité est incontournable. Le candidat choisi se doit d’être motivé et alimenté par la découverte.
Le rôle et les responsabilités comprendront ce qui suit :
- Agir comme point de contact pour tous les intervenants connexes aux événements ponctuels, et ceux-ci comprennent :
- Centre Shaw (ou tout autre lieu)
- Voir aux détails concernant l’ordre et la séquence de l’événement (y compris la nourriture, les boissons, ainsi que les plans des salles). Apporter des corrections et des changements lorsque nécessaire et s’assurer que ceux-ci sont signés par le président de DPI (ou le cadre responsable).
- Effectuer avec le client les visites du site choisi, sur demande.
- SCT/BDPI ou toutes autres organisations
- Comité de direction de DPI et ses membres administratifs
- Tous autres intervenants, au besoin
- S’occuper de la coordination : être garant de tous les détails liés aux événements conjoints de DPI avec le SCT et le BDPI, ce qui comprend également :
- Le maintien et le suivi du chemin critique pour les événements partenaires pour DPI et le client, en garantissant l’adhérence aux échéances pour les renseignements et les dépôts.
- Le maintien du budget de l’événement et de la distribution aux membres de la direction de DPI et du client.
- La participation à toutes les réunions de planification avec le client, de même que la création et le maintien des mesures de suivi pour DPI.
- Fournir des conseils concernant le format du programme, le calendrier de l’événement et la configuration des salles pour les séances, pour garantir que le programme prévu se passe sans heurts et efficacement dans les limites de l’espace du site et du temps disponible. Porter à l’attention du client tout obstacle ou toute divergence possible. Solliciter des commentaires et des recommandations pour des organisations partenaires auprès du comité de direction.
- Déterminer tous les besoins logistiques, y compris les affiches et la configuration de la salle, ainsi que les besoins en ce qui a trait à la nourriture et aux boissons, et suggérer des sélections de menus appropriées, en tenant compte du budget, du calendrier du programme et des besoins alimentaires.
- Collaborer avec les technologies de DPI pour les besoins audiovisuels.
- Assurer la liaison avec le personnel du site et la direction de DPI pour s’assurer que tous les éléments de l’événement se déroulent sans tracas, et communiquer tout changement apporté aux exigences.
- Une semaine avant l’événement, confirmer le nombre final de participants pour la nourriture et la boisson et fournir au responsable du site choisi une liste détaillée de tous besoins ou restrictions alimentaires particuliers.
- Gérer les invitations aux fournisseurs via Evenbrite ou tout autre outil en ligne et assurer la liaison avec les fournisseurs et la compagnie Freeman (le fournisseur de services de la salle d’exposition) concernant la configuration, les heures d’ouverture et le démontage.
- Aider à la mise en place de l’inscription et gérer l’inscription des fournisseurs tout au long de l’événement.
- Inciter l’exploration et la mise en application d’outils, de systèmes, de processus, et de relations, entre autres, qui améliorent l’expérience de l’utilisateur lors d’événements futurs de DPI, à commencer par ceux qui sont développés en partenariat et qui peuvent influencer le reste des offres de DPI.
Compétences et expérience :
- Curiosité innée pour l’essai de nouveaux systèmes et outils, et pour l’expérimentation
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Grande capacité d’attention aux détails
- Efficace en résolution de problèmes
- Jugement solide
- Apprend vite
- Stimulé sous pression
- À l’aise avec ce qui touche la conclusion de contrats
- Expérience de la gestion d’un budget
- Capacité de redéfinir continuellement les priorités dans un environnement incertain
Processus de demande
Soumettez vos réponses à DPI comme bon vous semble (via une présentation, un document, une vidéo, une infographie, ou autres) en donnant un survol de la façon dont vous envisageriez la conception et la prestation du besoin suivant.
Vous êtes chargé d’organiser un événement d’apprentissage unique pour les affiliés de DPI.
Voici les paramètres :
- L’événement d’une seule journée aura lieu dans deux ou trois mois, au début du printemps.
- À l’aide de la liste des affiliés de DPI, nous prévoyons entre 500 et 1000 participants.
- L’événement sera sans frais pour les affiliés et sera tenu au Centre Shaw.
- Les fournisseurs seront invités et paieront pour un stand pour y présenter leurs services.
- Il faudra fournir aux fournisseurs et aux affiliés un processus et un système d’inscription qui comprend la gestion des billets. Bien qu’aucun système n’existe actuellement, les affiliés, les membres du comité de direction et les commanditaires s’attendent à des technologies de pointe pour la tenue de cet événement.
- L’événement d’une journée entière comprendra une séance plénière (tous les participants) et des séances en petits groupes ou les participants seront divisés.
- Une liste de fournisseurs potentiels existe.
- L’ordre du jour et les conférenciers sont déjà confirmés.
- Les pauses café auront lieu en matinée et en après-midi.
- Un certain nombre d’organisations gouvernementales souhaitent prendre part à la conception de l’événement.
Notez que les participants sont des spécialistes de la GI-TI, qu’il faut tirer parti des technologies et que rendre l’événement aussi numérique que possible est de la plus haute importance.
Soumettez vos demandes directement à info@dpi-canada.com d’ici le 21 mars 2020 au plus tard.
